Qué necesita tu gestor cada trimestre
Actualizado: 31 de julio de 2026
Las fechas, que son lo único no negociable
El modelo 303 (IVA) y el 130 (pago fraccionado del IRPF en estimación directa) se presentan del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y el cuarto trimestre del 1 al 30 de enero. Si domicilias el pago, tu plazo termina unos cinco días antes: conviene mirar la fecha exacta del trimestre en la sede de la AEAT y no fiarse de la memoria.
Lo que esto significa para ti: tu gestoría necesita el material con margen, no el día 18. Un despacho que lleva cincuenta autónomos no puede cuadrar cincuenta trimestres en 48 horas, y los errores caros se cometen justo ahí.
Lo que hay que entregar
Los cinco errores que hacen que te persigan por WhatsApp
1. Fotos sueltas mandadas durante tres meses. Cuarenta imágenes en una conversación, sin orden, algunas repetidas y algunas ilegibles. Alguien tiene que abrirlas una por una: o tú, o tu gestor cobrándolo.
2. Tickets sin tu NIF. El IVA de esos no se deduce, y el gestor no puede arreglarlo en octubre. Está explicado en si se puede deducir un ticket sin NIF.
3. El mismo gasto dos veces. El ticket del pago y la factura de la misma compra, o dos fotos del mismo papel. Duplicar un gasto en el libro de registro es un error que, si lo pilla Hacienda, no se explica bien.
4. Documentos sin fecha legible. Si no se lee la fecha, el gasto acaba en el trimestre equivocado. Y un trimestre descuadrado se arrastra al siguiente.
5. Entregarlo todo el último día. Cuando falta una factura —y casi siempre falta una— ya no hay tiempo de pedirla al proveedor.
El formato que agradece cualquier gestoría
Da lo mismo el despacho: lo que ahorra tiempo es siempre lo mismo. Un listado con una fila por documento (fecha, NIF del emisor, emisor, número de factura, base, tipo de IVA, cuota y total) y los archivos aparte, en una sola carpeta o un ZIP, con nombres que se entiendan sin abrirlos.
Y un detalle que casi nadie da y todo gestor agradece: el IVA desglosado por tipo. El 303 se declara separando el 21 %, el 10 % y el 4 %, así que un listado con una sola casilla de IVA por documento obliga a volver a abrir los tickets del súper que llevan dos tipos en el mismo papel.
Si tu gestoría te ha pedido alguna vez «el Excel», es exactamente esto. Y si le llega así, la conversación del trimestre se acaba en un mensaje.
Cómo se hace esto sin dedicarle un domingo
Con CajónDigital vas mandando cada gasto por WhatsApp el día que ocurre —foto del ticket, PDF de la factura, lo que sea— y la IA lo clasifica y le saca los datos fiscales. Cuando llega el trimestre, en el portal pulsas «Este trimestre» y te descargas dos cosas: el Excel con el libro de registro (con su hoja de IVA por tipo) y el ZIP con los documentos. Eso es lo que le mandas a tu gestor.
Antes de mandarlo, el panel de avisos te dice lo que conviene mirar: posibles duplicados, documentos sin fecha legible y justificantes sin tu NIF con el IVA que hay en juego. Son los cuatro errores de arriba, contados antes de que los cuente tu gestoría.
Lo que no cambia: no somos un sistema de digitalización certificada homologado por la AEAT, así que el papel se guarda igual. Lo que se acaba es el domingo de enero ordenando fotos.
- Facturas emitidas del trimestre, numeradas y sin huecos en la serie.
- Facturas recibidas de gastos y compras — con tu NIF si quieres deducir el IVA.
- Tickets y gastos menores: dáselos todos, que el gestor decida qué entra.
- Extractos bancarios del trimestre de las cuentas de la actividad.
- Recibo de autónomos (RETA) y, si tienes empleados, nóminas y seguros sociales.
- Préstamos, leasing y renting: el cuadro de amortización o las cuotas del periodo.
- Suministros y alquiler del local, o el porcentaje de la vivienda si trabajas en casa.
- Lo raro, señalado aparte: facturas intracomunitarias, con retención de IRPF, inversión del sujeto pasivo o de importación. Son las que descuadran el 303 si pasan como una más.
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Reservar mi plazaPreguntas frecuentes
¿Cuándo se presenta el IVA trimestral?
El modelo 303 se presenta del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y el del cuarto trimestre del 1 al 30 de enero. Con el pago domiciliado el plazo termina unos cinco días antes; conviene comprobar la fecha exacta en la sede electrónica de la AEAT.
¿Le tengo que dar los tickets pequeños o solo las facturas?
Dáselos todos y deja que decida tu gestor: es su trabajo saber qué entra y qué no. Los que llevan tu NIF valen para deducir el IVA; los que no, como mucho para el gasto en el IRPF.
¿Vale una foto o hay que llevarle el papel?
Para el trabajo de la gestoría, una copia digital legible basta y es lo habitual. El papel se sigue guardando: destruirlo solo es seguro con un sistema de digitalización certificada homologado por la AEAT.
¿Y si me falta una factura al cerrar el trimestre?
Avísale en cuanto lo veas, no lo esconda. Se puede pedir al proveedor, y si aparece tarde hay formas de regularizarlo: lo que no tiene arreglo cómodo es que aparezca cuando la declaración ya está presentada.
¿Qué es el libro de registro de facturas recibidas?
El listado ordenado de todas las facturas de gasto del periodo, con fecha, emisor, NIF, número, base, tipo y cuota de IVA. Es obligatorio llevarlo, y es exactamente lo que tu gestor reconstruye a mano cuando le llegan las facturas sueltas.