¿Cuánto tiempo hay que guardar cada documento?
Actualizado: 25 de julio de 2026
Los plazos que importan
No todos los papeles caducan a la vez. Estos son los plazos de referencia en España:
La regla práctica
En la duda, la regla del ciudadano prudente es 5 años para todo lo doméstico y 6 para todo lo del negocio. Pero la verdadera pregunta no es cuánto guardar, sino dónde: el papel se pierde, se borra (los tickets térmicos, en 1-2 años) y se traspapela justo cuando Hacienda, el juez o el casero lo piden.
Digitalizar en el momento resuelve las dos cosas: el documento no envejece y aparece cuando lo buscas. Con CajónDigital, guardar es mandar una foto por WhatsApp; recuperar es pedirlo con tus palabras. Sin carpetas, sin escáner, sin disciplina.
- Facturas y tickets con garantía: 3 años (duración de la garantía legal).
- Declaraciones y justificantes fiscales (IRPF, IVA): 4 años (prescripción tributaria) — 10 si hay bases o cuotas a compensar.
- Facturas de autónomos y empresas: 6 años (Código de Comercio, art. 30).
- Facturas de suministros (luz, agua, gas): 5 años (plazo de reclamación).
- Recibos de alquiler y contrato: mientras dure el contrato + 5 años.
- Nóminas y vida laboral: hasta la jubilación (para acreditar cotizaciones).
- Escrituras, herencias y seguros de vida: indefinido.
- Justificantes de pago de multas o deudas: 5 años mínimo.
Esto se contrata desde la gestoría
CajónDigital es la recogida de justificantes de un despacho: la asesoría da de alta a sus clientes, ellos mandan las facturas por WhatsApp y el despacho se descarga el trimestre cuadrado. No hay altas sueltas.
Ver el plan GestoríaPreguntas frecuentes
¿Hacienda puede pedirme una factura de hace 4 años?
Sí. El derecho de la Administración a comprobar prescribe a los 4 años, así que cualquier factura o justificante dentro de ese plazo debe estar disponible. Para autónomos y sociedades, el Código de Comercio amplía la obligación de conservación a 6 años.
¿Vale una copia digital o tiene que ser el papel?
Para la mayoría de usos (garantías, reclamaciones de consumo, justificación de gastos) una imagen fiel del documento es válida. Para ciertos originales (escrituras, letras de cambio) conviene conservar también el físico.