¿A qué cuenta contable va esta factura?
Escribe lo que pone en la factura —«gasolina», «abogado», «el alquiler»— y te dice la cuenta del PGC, cómo se llama de verdad y qué trampa tiene de IVA o de retención. Sin registro, sin correo y sin ventanas.
| Cuenta | Qué es | Lo que se pasa por alto |
|---|---|---|
| Servicios que te factura alguien | ||
| 621Arrendamientos y cánones | Alquiler del local, la nave o la oficinarenta · coworking · despacho · arrendamiento | Si el arrendador es una persona física la factura lleva retención del 19 %: ese 19 % no se lo pagas a él, lo ingresas tú con el modelo 115. |
| 621Arrendamientos y cánones | Renting de vehículo o de maquinariaalquiler · coche · furgoneta · canon | El renting es gasto y va aquí. El leasing financiero no: ahí acabas comprando el bien, así que se activa en el inmovilizado y solo el interés es gasto. |
| 622Reparaciones y conservación | Taller, mantenimiento, arreglos del localreparacion · averia · fontanero · electricista | |
| 623Servicios de profesionales independientes | Abogado, asesor, arquitecto, notario, graduado socialasesoria · gestor · gestoria · procurador | Lleva retención de IRPF del 15 % (7 % en los tres primeros años de actividad del profesional) y se ingresa con el modelo 111. Si la factura no la trae, mejor mirarla antes de contabilizarla. |
| 624Transportes | Mensajería, portes, agencia de transporteenvio · paqueteria · correos · seur | Solo el transporte que te facturan como servicio aparte. El que viene incluido en la factura de la mercancía va con la compra. |
| 625Primas de seguros | Seguro del local, del coche, de responsabilidad civilpoliza · prima · mutua · aseguradora | Las operaciones de seguro están exentas de IVA, así que la factura llega sin IVA que deducir. Si te llega con IVA, algo no encaja. |
| 626Servicios bancarios y similares | Comisiones del banco, mantenimiento, TPVcomision · transferencia · tarjeta · cuenta | Exento de IVA. Los intereses de un préstamo no van aquí: van a la 662. |
| 627Publicidad, propaganda y relaciones públicas | Google Ads, Meta, rotulación, folletos, webpublicidad · facebook · instagram · linkedin | Las facturas de Google, Meta o LinkedIn llegan sin IVA desde Irlanda: es inversión del sujeto pasivo, se autoliquida en el 303 y va también al 349. |
| 627Publicidad, propaganda y relaciones públicas | Comida con un cliente, regalos de empresaatenciones · clientes · regalo · invitacion | Ojo doble: el IVA de las atenciones a clientes no es deducible (art. 96 LIVA), y como gasto tienen el límite del 1 % de la cifra de negocios (art. 15.e LIS). |
| 628Suministros | Luz, agua, gas, teléfono, internetelectricidad · movil · fibra · endesa | Si trabajas en tu vivienda, en IRPF se deduce el 30 % de la parte proporcional de los metros afectos — y la AEAT no admite el IVA de esos suministros. |
| 628Suministros | Gasolina, diésel, peajes, parkinggasoil · combustible · carburante · peaje | En un turismo el IVA se presume deducible al 50 % (art. 95 LIVA); al 100 % solo en los vehículos que la ley lista. Muchos despachos le abren subcuenta propia dentro de la 628. |
| 629Otros servicios | Hosting, dominios, software por suscripcióndominio · saas · licencia · microsoft | Si el proveedor está en otro país de la UE llega sin IVA (inversión del sujeto pasivo). Si compras una licencia perpetua y de importe alto, es inmovilizado: 206. |
| 629Otros servicios | Material de oficina, folios, tóner, limpiezatinta · boligrafos · papeleria · sobres | Va directo a gasto. Solo se lleva a la 602 si lo almacenas y lo inventarías. |
| 629Otros servicios | Cuota de colegio profesional o asociaciónmutualidad · sindicato · camara · colegiacion | |
| 629Otros servicios | Formación y cursoscurso · master · congreso · seminario | La enseñanza está exenta de IVA en buena parte de los casos (art. 20.Uno.9ª LIVA), así que muchas facturas llegan sin IVA. |
| 629Otros servicios | Dietas y comidas propias en desplazamientodieta · manutencion · comida · hotel | Como autónomo: 26,67 €/día en España (53,34 € si pernoctas) y 48,08 € en el extranjero. Y hay que pagarlo con medio electrónico: en efectivo no vale ni con la factura delante. |
| Lo que compras para vender o producir | ||
| 600Compras de mercaderías | Género para revender tal cualmercaderia · stock · producto · reventa | |
| 601Compras de materias primas | Material que transformasmateria · prima · madera · tela | |
| 602Compras de otros aprovisionamientos | Envases, embalajes, recambios, consumibles almacenadosembalaje · cajas · repuestos · almacen | |
| 607Trabajos realizados por otras empresas | Subcontratas: parte de tu trabajo la hace otrosubcontrata · subcontratacion · colaborador · industrial | Distinto de la 623: aquí no te asesoran, te hacen parte de la obra o del servicio que tú vendes. |
| Impuestos, personal y financiación | ||
| 631Otros tributos | IBI, basuras, impuesto de circulación, tasastasa · licencia · ayuntamiento · vado | No llevan IVA. Y el IVA de tus compras no va aquí nunca: va a la 472. |
| 640Sueldos y salarios | Nóminas del personalnomina · sueldo · salario · paga | |
| 642Seguridad Social a cargo de la empresa | Los seguros sociales del TCseguridad · social · tc1 · tc2 | La cuota de autónomo del titular se lleva aquí por costumbre, con subcuenta propia. En IRPF es gasto deducible. |
| 662Intereses de deudas | Intereses del préstamo o del descubiertointeres · hipoteca · financiacion · cuota | Exento de IVA. La amortización del principal no es gasto: solo el interés. |
| Esto no es gasto, es inversión | ||
| 217Equipos para procesos de información | Ordenador, móvil, impresora, tabletportatil · monitor · informatica · pc | Se amortiza, no se lleva de golpe a gasto. Excepción muy usada: los nuevos de menos de 300 € se pueden amortizar libremente el mismo año, con el tope de 25.000 € (art. 12.3.e LIS). |
| 206Aplicaciones informáticas | Software comprado, no de suscripciónprograma · licencia · aplicacion · erp | Si es una cuota mensual esto no es: es 629. |
| 216Mobiliario | Mesas, sillas, estanterías, mostradormobiliario · mesa · silla · estanteria | |
| 218Elementos de transporte | Coche, furgoneta, motovehiculo · camion · turismo · compra | En turismos el IVA se presume deducible al 50 %, y hay que poder justificar la afectación a la actividad. |
| 213Maquinaria | Maquinaria y herramienta grandemaquina · equipo · industrial | |
| Las que no eliges tú: el resto del asiento | ||
| 472Hacienda Pública, IVA soportado | El IVA de la factura que te han hechosoportado · cuota · deducible · 21 | Una subcuenta por tipo (47200021 para el 21 %) es lo que hace que el 303 cuadre sin volver a sumar. Si van todas juntas, el desglose se pierde. |
| 4751H.P. acreedora por retenciones practicadas | La retención que le practicas al profesional o al arrendadorirpf · 111 · 115 · 15 | |
| 400Proveedores | Lo que le debes a quien te vende géneroproveedor · deuda · pendiente · pago | |
| 410Acreedores por prestaciones de servicios | Lo que le debes a quien te presta un servicioacreedor · proveedor · servicios · deuda | La distinción entre 400 y 410 es la que más se salta: 400 para el género, 410 para los servicios. |
Criterio habitual, no doctrina
El Plan General de Contabilidad no dice «la gasolina va a la 628»: dice qué es la 628 y deja el encaje a quien contabiliza. Aquí está lo que hace la mayoría de los despachos, y las notas de IVA y de retención citan norma. Hay gastos que admiten dos encajes defendibles y actividades con adaptación sectorial propia: la última palabra la tiene quien firma la declaración.
Por qué en tu programa la cuenta tiene ocho dígitos y aquí tres
Esa es la parte que más lía, y es pura mecánica. Las cuentas de arriba son las del Plan; la de ocho dígitos es la subcuenta, que es donde se guarda el detalle. La 623 dice «servicios de profesionales independientes»; la 62300004 dice «tu abogado».
Los ceros van en el medio, no al final:
623 + proveedor n.º 4 → 62300004 · y no 62340000
472 + IVA del 21 % → 47200021
Suena a detalle y no lo es: es el motivo número uno de que una importación de asientos falle entera. Si el programa espera ocho dígitos y le llegan siete, no avisa de que falta un cero — rechaza el fichero.
¿Buscabas el otro lado, el del libro de registro? Qué datos hay que anotar de cada justificante, cuándo cabe un asiento resumen y cómo se parte un ticket con dos tipos de IVA está en cómo contabilizar un ticket sin factura.
Lo que hacemos nosotros de esto, y lo que no
Lo mecánico, sí
Cuando un cliente tuyo manda una factura por WhatsApp, el asiento sale montado: el acreedor con su subcuenta y su NIF, el IVA en una subcuenta por tipo y la retención en su sitio. Con los ceros donde van.
El criterio, no
Decidir si una factura de Amazon es 629, 602 o 217 es tu trabajo, y no vamos a fingir que lo adivinamos. Tú fijas la cuenta de gasto por defecto y la cambias donde haga falta. Lo que te quitamos es teclear, no decidir.
Y esto, con la cartera entera
Tus clientes mandan la foto por WhatsApp y tú te descargas el trimestre: libro de registro con el IVA por tipo, los justificantes y el fichero de asientos. Tres meses gratis.
Ver cómo funciona