Política de privacidad
⚠️ BORRADOR pendiente de revisión legal. Completar los datos del responsable antes del lanzamiento comercial.
1. Responsable del tratamiento
[Nombre y apellidos / razón social], NIF [NIF], con domicilio en [dirección] (España). Contacto: hola@cajondigital.es.
No se ha designado un delegado de protección de datos porque no concurre ninguno de los supuestos del artículo 37 del RGPD. Para cualquier cuestión sobre tus datos escribe a esa misma dirección: contesta una persona.
2. Qué datos tratamos
CajónDigital es una bóveda documental que funciona por WhatsApp y, si quieres, también por correo electrónico. Tratamos:
- Datos de contacto: tu número de teléfono y el nombre de perfil de WhatsApp.
- Los justificantes que nos envías: imágenes, PDFs y notas de voz de facturas, tickets, recibos y nóminas —por WhatsApp o como adjunto de un correo—, junto con los datos que se extraen de ellos (tipo, emisor, importes, fechas, NIF, base y cuota de IVA).
- Datos fiscales del titular: si activas el uso profesional, tu NIF y el modo de uso elegido, para poder avisarte de qué facturas están a tu nombre. Es opcional: puedes decir que no y el servicio funciona igual.
- Datos de uso: contadores de documentos y búsquedas para gestionar tu plan, el consumo de IA (cifras, nunca el contenido de tus documentos) y, si autorizas a una gestoría, el registro de sus accesos.
- Registros técnicos: los que genera el servidor para funcionar y detectar errores. El de la web anota qué página se ha pedido, cuándo y con qué navegador, y la dirección IP recortada: se ponen a cero sus últimas cifras, de modo que sirve para distinguir un buscador de una persona pero no para identificarte. Se conserva 30 días y luego se borra solo. Las cookies de sesión nunca se escriben en él. El servidor de correo sí anota la IP completa del servidor que entrega cada mensaje, que es una máquina y no una persona. No registramos nunca el contenido de tus documentos.
- Analítica web: Cloudflare Web Analytics, que no utiliza cookies ni identificadores personales; solo métricas agregadas de visitas.
- Formulario de gestorías: si eres un despacho y pides información, guardamos el nombre de la gestoría, el número aproximado de clientes y tu teléfono o email para poder responderte.
- Datos de facturación: gestionados por Stripe; nunca almacenamos tu tarjeta.
El cajón es solo profesional. Solo se archivan justificantes de la actividad: facturas, tickets, recibos y nóminas. Si envías cualquier otra cosa —un documento de identidad, un informe médico, una póliza— el sistema lo detecta, lo rechaza sin guardarlo y te avisa. Por eso no tratamos categorías especiales de datos del artículo 9 del RGPD.
Si usas la entrada por correo. Puedes pedirle al bot una dirección propia —escribe correo en el chat— y reenviar ahí las facturas que te llegan al email. De ese correo solo se guardan los adjuntos que sean facturas, tickets, recibos o nóminas: el texto del mensaje, el asunto y la dirección desde la que lo mandas no se almacenan ni se usan para nada. Los adjuntos que no sean un PDF o una imagen se descartan sin abrirlos.
Esa dirección es una credencial: quien la conozca puede depositar documentos en tu cajón, aunque no leerlos. No la publiques. Si crees que se te ha escapado, escríbenos y te damos otra. Si autorizas a tu gestoría, un asesor puede consultarla desde su panel para poder dártela, y esa consulta queda anotada en tu registro de accesos como cualquier otra.
Datos de otras personas que aparecen en tus documentos. Una factura lleva los datos de quien la emite y una nómina los de quien la cobra. Esos datos se tratan solo como parte del documento que tú archivas, con la misma finalidad y durante el mismo tiempo, y no se usan para nada más: ni se cruzan, ni se agrupan por persona, ni se comunican a nadie salvo a quien tú autorices.
3. Para qué los tratamos y con qué base jurídica
| Tratamiento | Finalidad | Base jurídica |
|---|---|---|
| Archivo, clasificación y búsqueda de tus documentos | Prestarte el servicio que has contratado | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) |
| Acceso de tu gestoría | Que tu asesor reciba tus justificantes ordenados | Tu autorización expresa, que puedes revocar cuando quieras |
| Cobro de la suscripción | Facturar y llevar la contabilidad | Ejecución del contrato y obligación legal (art. 6.1.b y 6.1.c) |
| Seguridad, prevención de abusos y detección de errores | Que el servicio funcione y no se pueda usar de forma fraudulenta | Interés legítimo (art. 6.1.f) |
| Formulario de gestorías | Responder a la consulta de un despacho | Consentimiento (art. 6.1.a) |
4. Si autorizas a tu gestoría
El servicio permite que un despacho vea tus justificantes, pero solo si tú lo autorizas expresamente desde tu propio WhatsApp. Conviene que sepas exactamente qué implica:
- Una gestoría no puede darse acceso a sí misma: te invita, y hasta que pulsas el botón no ve nada.
- Solo ve facturas, tickets, recibos y nóminas. Tu DNI, tus informes médicos o tus pólizas quedan fuera de su alcance, también en las descargas.
- Cada acceso queda registrado: cada listado, cada documento abierto y cada descarga. Escribe accesos en el chat y te lo contamos.
- Se corta en el acto. Escribe revocar gestoria y deja de ver tus documentos de inmediato, sin tener que pedir permiso a nadie.
Mientras dura esa autorización, la gestoría es responsable del tratamiento que hace por su cuenta de esos datos y nosotros actuamos como su encargado, con el contrato del artículo 28 del RGPD firmado entre ambos.
5. Encargados y transferencias internacionales
| Proveedor | Función | Ubicación y garantía |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Alojamiento, base de datos y copias de seguridad | Alemania y Finlandia (UE). Sin transferencia internacional. |
| Meta Platforms Ireland | Canal WhatsApp Business | Irlanda (UE), con tratamientos en EE. UU. amparados por el Data Privacy Framework y cláusulas contractuales tipo. |
| Google (API de Gemini) | Lectura y clasificación de los documentos | EE. UU. y otras regiones, al amparo del Data Privacy Framework y de las cláusulas contractuales tipo del acuerdo de tratamiento de datos de Google. |
| El tratamiento con Gemini se realiza bajo los términos de la API de pago, que no permiten el uso de los datos enviados para entrenar ni mejorar sus modelos. | — | |
| Sentry (Functional Software, Inc.) | Registro de errores técnicos de la aplicación | EE. UU., al amparo del Data Privacy Framework y de cláusulas contractuales tipo. No recibe el contenido de tus documentos. |
| Stripe Payments Europe | Pagos y suscripciones | Irlanda (UE), con tratamientos en EE. UU. amparados por el Data Privacy Framework. |
El correo entrante no pasa por ningún proveedor. No aparece aquí ninguna empresa de correo porque no la hay: los mensajes los recibe directamente nuestro servidor en la Unión Europea. Podríamos habernos apoyado en un servicio de terceros y habría sido más cómodo, pero eso significaría que otra empresa vería las facturas de nuestros clientes, y esa empresa tendría que figurar en esta tabla.
El alojamiento y las copias de seguridad están en la Unión Europea. La lectura de los documentos, en cambio, la hace un modelo de Google que puede procesarlos fuera del Espacio Económico Europeo: lo decimos aquí porque es lo que ocurre, y porque cualquier servicio que lea documentos con IA está en la misma situación aunque no lo cuente. Puedes pedirnos copia de las garantías de esas transferencias escribiendo a hola@cajondigital.es.
6. Conservación
Tus documentos se conservan mientras mantengas tu cuenta: el archivo es el producto. Si la eliminas (comando baja en el chat), todos tus documentos y datos se borran de inmediato del servicio.
Las copias de seguridad están cifradas y caducan solas: 30 días las diarias y hasta tres meses los archivos mensuales. Durante ese tiempo lo borrado sigue dentro de esas copias, sin que se pueda acceder a ello para nada que no sea restaurar el sistema tras un desastre.
Los datos de facturación se conservan bloqueados durante los plazos que exige la normativa fiscal y mercantil.
7. Tus derechos
Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, portabilidad, limitación y oposición escribiendo a hola@cajondigital.es o directamente desde el chat: corregir un dato mal leído, borrar un documento o eliminar la cuenta entera. La exportación completa en Excel y ZIP está disponible en todo momento desde el portal, sin pedir permiso a nadie.
Cuando el tratamiento se base en tu consentimiento —el acceso de tu gestoría— puedes retirarlo en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento anterior.
Si crees que no hemos atendido bien tu solicitud, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos.
8. Seguridad
Cifrado TLS en tránsito, copias de seguridad cifradas fuera del servidor, aislamiento por usuario aplicado en el propio código y acceso administrativo restringido. El canal principal es WhatsApp, cuyo cifrado de extremo a extremo cubre el trayecto entre tu móvil y la plataforma de Meta.
En el correo hay un límite que conviene que conozcas y que no depende de nosotros. Nuestro servidor ofrece cifrado (STARTTLS) a todo el que entrega un mensaje, y hoy casi todos lo usan; pero si el servidor que te reenvía el correo no lo soporta, ese último tramo viaja sin cifrar. Es cómo funciona el correo electrónico en general, no una particularidad nuestra, y por eso no exigimos el cifrado: rechazar esos mensajes haría que perdieras facturas sin saber por qué. Si eso te preocupa para algún documento concreto, mándalo por WhatsApp.
En /seguridad está el detalle completo, incluido lo que todavía no hacemos.
9. Si el servicio cambia de manos
Si algún día CajónDigital se traspasa, se vende o se fusiona con otra empresa, tus datos pasarían a quien continúe prestando el servicio, con las mismas condiciones y finalidades. Te avisaríamos antes de que ocurra para que puedas exportar tu archivo o darte de baja si no te interesa.
10. Cambios en esta política
Si cambia algo relevante —un encargado nuevo, una finalidad distinta— actualizamos esta página y avisamos por el propio chat antes de que el cambio entre en vigor.