Cómo está guardado lo que nos mandas
Sin marketing: lo que hay montado, en concreto, para que puedas juzgarlo tú —o pasárselo a quien lleve la seguridad en tu empresa o en tu gestoría.
Un cajón por línea, y nadie más entra
- 🔐Cada número de WhatsApp tiene su propio cajón. Ninguna línea ve los documentos de otra: tampoco dentro de un plan Familiar, donde el titular no ve el cajón de su pareja. Es una decisión de diseño, no una opción de configuración.
- 🧾Toda consulta a documentos lleva el filtro del usuario dentro de la propia consulta a la base de datos. No existe ninguna operación «global» sobre documentos.
- 🔑Sin contraseñas que se filtren: entras con tu WhatsApp, como en WhatsApp Web. La sesión del navegador es una cookie firmada, sin acceso desde JavaScript, con caducidad.
Si tu gestoría tiene acceso, tú mandas
- ✅Lo autorizas tú, desde tu WhatsApp. Una gestoría no puede darse acceso a sí misma: invita, y hasta que pulsas el botón no ve nada.
- 📄Solo justificantes: facturas, tickets, recibos y nóminas. Si mandas otra cosa —tu DNI, un informe médico, una póliza— no se archiva: se rechaza en el momento y te decimos por qué. No es que tu gestoría no lo vea, es que no se guarda en ninguna parte.
- 📋Todo queda registrado. Cada listado, cada documento abierto y cada descarga. Escribe accesos al bot y te lo cuenta.
- 🔒Se corta en el acto. Escribe revocar gestoria y deja de ver tus documentos inmediatamente. No hay que pedir permiso a nadie ni esperar a nada.
Dónde vive todo
Infraestructura
- 🇪🇺Servidores, base de datos y copias en la Unión Europea (Alemania y Finlandia). Tu archivo vive aquí. La única salida es la lectura del documento: para clasificarlo lo procesa un modelo de Google, que puede hacerlo fuera de la UE, con las garantías del acuerdo europeo de transferencias. Lo contamos porque le pasa a todo el que use IA, lo diga o no.
- 🔒Cifrado en tránsito (TLS) en todo: web, API y descargas.
- 💾Copias de seguridad diarias, cifradas y fuera del servidor, con restauración probada. No es un plan sobre el papel: se ha restaurado de verdad.
- 🧱Cortafuegos con solo lo imprescindible abierto: el puerto web y, desde agosto de 2026, el del correo entrante. Acceso administrativo solo con clave, y bloqueo automático de intentos de fuerza bruta.
Integraciones
- ✍️Los mensajes de WhatsApp se aceptan solo con la firma criptográfica de Meta verificada. Lo que no viene firmado se rechaza.
- 📬El correo lo recibimos nosotros, no un proveedor. Podríamos haber usado un servicio de terceros y habría sido más cómodo, pero entonces otra empresa vería las facturas de tus clientes. Solo se reciben mensajes: no hay buzones, no se reenvía nada y no mandamos correo.
- 🚪Tu dirección de correo es irrepetible y no figura en ninguna parte. Todo lo que llegue a una dirección que no sea de un cliente nuestro se rechaza antes de aceptar un solo byte del mensaje — no somos ni podemos ser reenviadores de correo ajeno.
- 💳Los pagos los procesa Stripe. No guardamos tu tarjeta: no pasa por nuestros servidores.
- 🤖Tus documentos no entrenan ninguna IA. Usamos la API de pago de Google, cuyas condiciones excluyen el uso de tus datos para entrenamiento.
- 🚫No registramos el contenido de tus documentos en los logs. Los contadores de uso de IA guardan números, nunca texto.
Tus datos son tuyos, y salir es fácil
- 🗑️Escribe baja al bot y se borra todo: documentos, archivos y cuenta. Con una confirmación explícita, para que no pase por accidente.
- 📤Descarga todo lo tuyo cuando quieras: Excel con los datos y ZIP con los archivos originales, sin pedir permiso a nadie.
- ✏️Si la IA se equivoca en un dato, se lo dices por el chat y lo corrige. Nada se queda mal para siempre.
- 🙈Ningún documento borrado se «guarda por si acaso»: al borrar, se borra también del motor documental.
Lo que preguntan las empresas y las gestorías
¿Quién puede ver mis documentos por vuestra parte?
El equipo técnico tiene acceso a la infraestructura, como en cualquier servicio alojado: es lo que permite arreglar un problema o restaurar una copia. Ese acceso está limitado a las personas que mantienen el sistema y protegido con doble autenticación de acceso. Y hay un límite honesto que conviene conocer: si un servicio lee tus documentos para clasificarlos y buscarlos —que es exactamente lo que hace este—, no puede a la vez prometer que nadie podría leerlos nunca. Cualquiera que prometa las dos cosas a la vez, o no hace OCR, o no está contando toda la verdad.
Si mando facturas por correo, ¿quién puede escribir a esa dirección?
Cualquiera que la conozca, y por eso solo la conoces tú: son doce caracteres al azar, no aparecen publicados en ningún sitio y no hay forma de adivinarlos. Quien la tuviera podría depositar documentos en tu cajón, nunca leerlos ni borrarlos. No enrutamos por el remitente a propósito: el «De:» de un correo se falsifica en dos líneas, así que fiarse de él sería mucho peor que fiarse de una dirección secreta. Si se te escapa, pídenos otra y la vieja deja de valer.
Del correo se guardan solo los adjuntos que sean justificantes. El texto del mensaje, el asunto y tu dirección de envío no se almacenan. Y hay un límite honesto: nuestro servidor ofrece cifrado a todo el que entrega un mensaje, pero si el servidor que lo envía no lo soporta, ese último tramo va sin cifrar. Es cómo funciona el correo electrónico, no algo nuestro — y no lo exigimos porque rechazar esos mensajes te haría perder facturas sin saber por qué. Para un documento especialmente sensible, WhatsApp.
¿Firmáis un contrato de encargado del tratamiento (art. 28 GDPR)?
Sí, y para una gestoría es obligatorio antes de dar de alta al primer cliente: detalla qué datos se tratan, con qué finalidad, durante cuánto tiempo y qué pasa al terminar. Escríbenos a hola@cajondigital.es y te lo mandamos.
¿Cuánto tiempo guardáis los documentos?
Los tuyos, mientras quieras: el archivo es el producto. Cuando te das de baja se borra todo. Las copias de seguridad se conservan 30 días y tres meses de archivo, y también caducan.
¿Qué pasa si el servicio cierra?
Te avisamos con antelación y te descargas todo en Excel y ZIP, que es la misma herramienta que puedes usar hoy. Tu archivo no se queda secuestrado dentro de nuestra base de datos.
¿Puedo usarlo sin dar mi NIF ni mi nombre?
Sí. Para empezar solo hace falta tu número de WhatsApp. El NIF solo se pide si activas el uso profesional y quieres que te avisemos de qué facturas están a tu nombre — y puedes decir que no.
¿Falta algo que necesitas saber?
Si llevas la seguridad o el cumplimiento en tu empresa y necesitas un detalle que no está aquí, pregúntalo y te contestamos con precisión.
hola@cajondigital.es