VeriFactu para gestorías: qué cambia en la recogida de justificantes
Actualizado: 17 de agosto de 2026
A quién obliga exactamente
Casi todo lo que se ha escrito de VeriFactu está dirigido a quien emite facturas. Un despacho hace sobre todo lo contrario: recibe las facturas de sus clientes y las contabiliza. Esto va de esa mitad, que es la que casi nadie cuenta.
La obligación recae sobre quien emite la factura con un sistema informático de facturación. Traducido al día a día de un despacho: si facturáis en nombre de vuestros clientes, el programa que uséis tendrá que cumplir —eso es cosa del fabricante, pero vuestra es la conversación con el cliente—. Si solo recibís y contabilizáis, la obligación no es vuestra; lo que cambia es que las facturas que os llegan van a traer un QR. Y vuestras propias facturas de honorarios sí entran, como las de cualquiera que factura con un programa.
Las fechas, y por qué conviene confirmarlas
Tras el Real Decreto-ley 15/2025, la entrada en vigor quedó el 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, autónomos incluidos. El marco viene del RD 1007/2023 y las especificaciones técnicas de la Orden HAC/1177/2024.
Estas fechas se han movido ya varias veces. Antes de planificar la migración de un cliente —o de comprar nada— confírmalas en la sede electrónica de la AEAT. Esto es un artículo divulgativo escrito por un proveedor de software, no asesoramiento fiscal: interpretar la norma para un caso concreto es vuestro trabajo, no el nuestro.
Qué lleva dentro el QR, y por qué le importa a quien lo recibe
El QR de una factura VeriFactu no es un código propietario ni un formato cerrado. Es, literalmente, una URL a la sede electrónica de la AEAT con cuatro parámetros (estándar ISO/IEC 18004, nivel de corrección M — lo lee cualquier móvil):
El error que desaparece
Fíjate en cuáles son esos cuatro datos: NIF del emisor, número, fecha e importe. Son exactamente los cuatro campos que se leen mal cuando alguien fotografía una factura torcida, con sombra o arrugada. Un 7 que parece un 1 en el NIF del emisor es una factura que no cuadra en el 303, y el error no aparece hasta que estás cerrando el trimestre.
Aquí está lo que cambia de verdad para un despacho: un QR no se puede leer «casi bien». O decodifica, y entonces esos cuatro datos son ciertos, o no decodifica y no has perdido nada. No hay término medio, que es justo lo que sí tiene el reconocimiento de texto.
Lo que VeriFactu NO resuelve
Conviene decirlo, porque va a haber quien lo venda al revés. Los tickets siguen igual: el parking, el bar, la ferretería del pueblo. VeriFactu afecta a las facturas emitidas con un sistema informático de facturación, no a un ticket de caja registradora ni a una factura hecha a mano.
El QR solo trae cuatro datos. No dice la base imponible, ni el tipo de IVA, ni la cuota, ni qué se compró. Todo el desglose que necesitas para el libro de registro sigue habiendo que sacarlo del documento, y el 303 se declara separando el 21 %, el 10 % y el 4 %.
Y no es digitalización certificada. Se confunden mucho: el QR acredita datos de la factura, la digitalización certificada es el procedimiento homologado que permite destruir el papel y conservar solo la imagen. Tener el QR no autoriza a tirar el original. Con proveedores pequeños, facturas antiguas y todo lo que no lleva QR, un despacho real va a tener las dos cosas encima de la mesa durante años.
Qué puedes hacer ya, sin esperar a 2027
Mirar si tu captura de datos aprovecha el QR. Si el sistema con el que recibes justificantes lee el papel con reconocimiento de texto o con IA y no mira el QR, está adivinando datos que podría saber con certeza. Es la diferencia entre un dato probable y un dato cierto, y en el NIF del emisor esa diferencia es un asiento mal hecho.
Y empezar a distinguir de qué dato te fías. Lo que ahorra tiempo en un cierre no es tener el dato: es saber cuáles no hace falta revisar. Un libro de registro donde ves de un vistazo qué facturas vienen verificadas contra la AEAT y cuáles dependen de una lectura es un cierre distinto, porque solo abres las segundas.
Cómo lo hemos resuelto nosotros
CajónDigital no es un programa de facturación y no pretende serlo: no emitimos facturas, así que no competimos con el software que ya usa tu despacho ni te hacemos a ti cumplir VeriFactu. Lo que hacemos es la otra mitad — recoger los justificantes de tus clientes por WhatsApp y devolverte el trimestre cuadrado.
En esa mitad el QR sí lo usamos: cuando una foto trae un QR de la AEAT, sus datos pisan lo que haya entendido la IA. Solo los cuatro campos que trae, nunca el tipo de documento ni la categoría, que el QR no dice. Y se valida que el QR sea del dominio de la AEAT: un código de un menú o de un pago no puede acabar sobrescribiendo los datos fiscales de una factura.
El documento queda marcado con un sello ✅ QR AEAT en el panel del despacho y sale como columna Verificado AEAT en el Excel del libro de registro. Para un cierre, saber de qué dato te fías sin abrir el documento vale más que el dato mismo.
Una limitación, dicha en voz alta: hoy solo leemos el QR en imágenes, no en PDF. El flujo que domina en WhatsApp es la foto y por eso está así; si tus clientes te mandan sobre todo PDF, ese trozo todavía no te sirve.
- NIF del emisor de la factura.
- Número de serie — el número de la factura.
- Fecha de expedición, en formato dd-mm-aaaa.
- Importe total, con punto decimal.
Esto se contrata desde la gestoría
CajónDigital es la recogida de justificantes de un despacho: la asesoría da de alta a sus clientes, ellos mandan las facturas por WhatsApp y el despacho se descarga el trimestre cuadrado. No hay altas sueltas.
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¿VeriFactu obliga a la gestoría?
La obligación es de quien emite la factura con un sistema informático de facturación. Si el despacho factura en nombre de sus clientes, el programa que use tendrá que cumplir. Si solo recibe y contabiliza las facturas de sus clientes, la obligación no es suya: lo que cambia es que las facturas que le llegan traerán un QR.
¿Desde cuándo es obligatorio VeriFactu?
Tras el Real Decreto-ley 15/2025, la entrada en vigor quedó el 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, autónomos incluidos. Las fechas se han movido varias veces, así que conviene confirmarlas en la sede de la AEAT antes de planificar nada.
¿Qué lleva dentro el QR de una factura VeriFactu?
No es un código propietario: es una URL a la sede electrónica de la AEAT con cuatro parámetros — el NIF del emisor, el número de serie de la factura, la fecha y el importe total. Cualquier lector de QR puede leerlo, y esos cuatro datos son exactamente los que un lector de texto puede equivocarse al sacar del papel.
¿El QR sustituye a la digitalización certificada?
No. Son cosas distintas. El QR de VeriFactu acredita datos de la factura frente a la AEAT; la digitalización certificada es el procedimiento homologado que permite destruir el papel y conservar solo la imagen. Tener el QR no autoriza a tirar el original.
¿Qué pasa con los tickets y las facturas sin QR?
Siguen exactamente igual. VeriFactu afecta a las facturas emitidas por un sistema informático de facturación; un ticket de un parking, una factura hecha a mano o un PDF antiguo no traen QR. En un despacho real, durante años convivirán las dos cosas.