Digitalización certificada: cuándo puede una gestoría tirar el papel
Actualizado: 17 de agosto de 2026
La pregunta que hay detrás
Un despacho con cincuenta clientes acumula cajas. La pregunta no es técnica, es de metros cuadrados y de horas: ¿puedo quedarme solo con la imagen y destruir el original?
La respuesta corta es que sí, pero solo por una vía concreta y con requisitos, y que escanear no es digitalizar de forma certificada. Confundir las dos cosas es lo que hace que alguien tire un papel que todavía le hacía falta.
Qué es exactamente, y qué no
La digitalización certificada es un procedimiento homologado que permite sustituir el documento original en papel por su imagen electrónica con plena validez frente a la Administración. El marco está en la Orden EHA/962/2007, que desarrolla el reglamento de facturación, hoy el RD 1619/2012.
Lo que la distingue de escanear con la impresora de la oficina no es la calidad de la imagen: es que el proceso lo realiza software homologado por la AEAT, que firma electrónicamente cada imagen, la guarda en una base de datos con su índice y garantiza que nadie la ha tocado desde entonces. La homologación es del software, no del despacho.
No es lo mismo que VeriFactu. Se mezclan mucho y no tienen nada que ver: el QR de VeriFactu acredita cuatro datos de una factura frente a la AEAT; la digitalización certificada es lo que te permite destruir el papel. Tener el QR no autoriza a tirar el original, y esto está explicado en detalle en VeriFactu para gestorías.
Los requisitos, en cristiano
Qué pasa si NO usas software homologado
Que la imagen sigue teniendo valor, pero no sustituye al original. En la práctica eso significa tres cosas para un despacho:
Uno. Puedes trabajar con la foto: cuadrar el trimestre, hacer el libro de registro y presentar el 303 con ella. Eso lo hace todo el mundo y no tiene ningún problema.
Dos. Pero el papel hay que conservarlo durante los plazos que correspondan, y eso es cosa del cliente, no tuya. La copia digital no le libera de guardar el suyo.
Tres. Y en una comprobación, si se pide el original, tiene que existir. Una foto legible ayuda; no sustituye.
Dicho de otra forma: sin homologación, la imagen es una herramienta de trabajo, no un sustituto legal. Para el 95 % del día a día de un despacho eso basta. Para vaciar el archivo, no.
Lo que nosotros hacemos, y lo que no
Digámoslo claro antes de que nadie lo suponga: CajónDigital no es un sistema de digitalización certificada y no está homologado por la AEAT. No lo somos, no lo decimos y no lo vamos a insinuar. Si alguien te vende que con una foto por WhatsApp ya puedes tirar el papel, desconfía.
Lo que sí hacemos es la recogida: que la imagen llegue el día que ocurre el gasto en vez de en una caja en enero, legible, con sus datos fiscales extraídos y ordenada por trimestre. Eso ataca el problema de tener el documento, que en un despacho es el que duele de verdad y el que hace que se pierdan deducciones.
Y una cosa que sí ayuda a la conversación con el cliente: cuando el original se conserva porque hay que conservarlo, tener la imagen indexada y buscable significa que casi nunca hace falta ir a la caja. El papel se guarda; no se toca.
Cómo decidirlo en tu despacho
Si lo que quieres es dejar de acumular papel, necesitas software homologado; búscalo por ahí y comprueba la homologación en la propia AEAT, no en el folleto del proveedor.
Si lo que quieres es dejar de perseguir papel, que es otro problema y suele ser el más caro, la homologación no te hace falta para nada. Ahí lo que hace falta es que el documento llegue a tiempo y llegue bien.
Son dos decisiones distintas y se pueden tomar por separado. Mezclarlas es lo que hace que un despacho lleve tres años sin resolver ninguna de las dos.
- Software homologado por la AEAT para ese proceso concreto — la homologación es del programa.
- Firma electrónica de cada imagen digitalizada, que es lo que acredita que no se ha modificado.
- Base de datos documental con las imágenes y sus índices, no una carpeta de archivos sueltos.
- Fidelidad e integridad: la imagen tiene que ser completa y fiel al original, sin recortes ni retoques.
- Acceso completo y sin demora para la Administración cuando lo pida.
Esto se contrata desde la gestoría
CajónDigital es la recogida de justificantes de un despacho: la asesoría da de alta a sus clientes, ellos mandan las facturas por WhatsApp y el despacho se descarga el trimestre cuadrado. No hay altas sueltas.
Ver el plan GestoríaPreguntas frecuentes
¿Escanear una factura es digitalización certificada?
No. Escanear produce una imagen; la digitalización certificada es un procedimiento realizado con software homologado por la AEAT que firma electrónicamente cada imagen y la conserva con su índice en una base de datos. Solo esa vía permite sustituir el original en papel.
¿Puedo tirar el papel si tengo la foto en el sistema del despacho?
No, salvo que esa foto se haya obtenido mediante un proceso de digitalización certificada con software homologado. Con una foto normal puedes trabajar y presentar impuestos, pero el original hay que conservarlo durante los plazos que correspondan.
¿La homologación es del despacho o del programa?
Del programa. La AEAT homologa el software de digitalización para ese proceso; el despacho lo que hace es usar un programa homologado y cumplir el procedimiento.
¿VeriFactu me permite dejar de guardar el papel?
No. Son cosas distintas: el QR de VeriFactu acredita cuatro datos de la factura frente a la AEAT, y la digitalización certificada es lo que permite destruir el original. Tener el QR no autoriza a tirar nada.
¿Está CajónDigital homologado para digitalización certificada?
No, y no lo decimos en ninguna parte. CajónDigital es la recogida de justificantes: hace que el documento llegue a tiempo, legible y con sus datos extraídos. Para sustituir el papel original hace falta un sistema homologado, que es otra cosa.